如何消除ERP升级的烦恼？

Ann Furlong概述了四个关键步骤，以确保您的下一次ERP升级不会成为一场噩梦。

企业资源计划（ERP）系统于1990年代首次部署，已成为现代业务的组成部分。现在，随着许多ERP系统的寿命终止，有效更换它们的挑战变得日益明显。

因为它们是运营的核心，所以对ERP系统的任何更改都可能对整个企业产生连锁反应。因此，需要仔细计划并制定详细的迁移计划，以确保任何替换项目都能成功。

参与此计划过程的最重要的团队之一是会计部门。会计团队已经严重依赖ERP，并且任何升级计划都必须在与他们密切协商后制定。

但是，不幸的是，会计通常不在计划表中占一席位。这通常是因为团队已经完全致力于与保持组织运转相关的日常活动。

有四个关键步骤可以帮助组织克服这一挑战：

流程自动化：为了有最大的机会成功完成ERP升级，从一开始就让会计团队参与至关重要。实现此目标的最佳方法是通过与交易对账和紧密管理等活动相关的工作自动化。经验表明，通过自动化可以将月末流程减少多达70％，从而极大地使员工腾出时间来从事诸如ERP升级之类的其他工作。

利用空闲时间：会计部门内的工作流程自动化后。会计通常是ERP系统中最重的用户，并且最了解陷阱，流程和结构改进机会，因此他们可以从中获得最大的时间重新分配。许多人发现自己可以将最多50％的时间分配给ERP项目。升级完成后，他们将能够将此时间分配给诸如业务合作，分析和进一步自动完成财务结算之类的活动。

从新的ERP平台中获取价值：会计团队通常没有时间或不愿对新的ERP平台进行实质性更改，以利用其提供的最新功能。人们往往担心这样做会增加风险，并且几乎没有空闲时间来进行全面测试。他们还担心最终将不得不调和新旧数据，或者错过了新关闭流程中至关重要的一步。取而代之的是，它们移植到旧的结构，旧的批准工作流，手动过程以及隐式命名到全新的环境。这可以比作旧车的引擎换成新车的车身。

持续降低风险：在ERP大幅升级期间，大多数会计部门面临的财务结算和报告风险有所提高。这些是由于诸如不熟悉的用户体验，更改的批准工作流，不成熟的集成，新旧的ERP数据和结构以及拥有新的用于处理应付帐款的引擎等因素造成的。 拥有减少或消除这种风险的工具和流程很重要。这些工具应提供预防性控制，对帐户和交易的持续监控以及受控的策略管理。在这种预防性环境中，在流程的前端（而不是在后端）实时进行大量自动控制。 为了确保从策略角度来看，一切都不会落空，必须有一个单一的环境来管理和批准从公司到实体的关闭任务，以及集中的策略和程序。此外，无论是每天，每月还是每季度，都应直接与需要执行的基本活动建立联系。

通过采用这种方法，组织可以确保新ERP平台的部署不会对正在进行的管理功能产生不利影响。会计部门无需承担一定的工作量，就可以密切参与流程，这将确保与业务流程紧密配合。

与其被视为潜在的噩梦，不如将新的ERP部署定位为在未来几年内将为组织提供支持的战术性步骤。

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