SAP销售发票同步产生会计凭证的两种做法

问题背景及问题描述

SAP是一个高度集成的系统，在各个后勤模块中发生某些的业务，能够在系统中自动产生会计凭证，同步更新财务会计科目余额，开具销售发票的同时产生会计凭证便是其中一种。具体来说，当销售业务人员在SAP系统开出销售发票的同时，会同步产生会计凭证如下：

借：应收账款

贷：主营业务收入

贷：应交增值税－销项税

但是，根据实际业务需求，SAP系统也提供分两步实现的方法供选择。即，销售业务人员在SAP系统开出销售发票，但不产生任何会计凭证，而由财务人员在系统执行“批准至会计”的操作，才产生以上会计凭证。

问题分析

采用开出销售发票同时产生会计凭证方式，还是分两步先开出销售发票，再由财务人员产生会计凭证的方式，都有其利弊，现在进行分析如下：

采用同步产生会计凭证的方式：

优点：

1. 流程简单明了，系统操作一步到位。

2. 财务信息与销售业务数据高度集成，减少人为错误的风险。

3. 相关财务人员的工作职能从录入会计凭证转向检查、核对来自销售业务自动产生的会计凭证。

缺点：

1. 由销售人员产生的会计凭证，销售人员的名称会显示在凭证制票人一栏。

2. 由销售人员产生会计凭证，与现有的工作习惯不一致。现有方式是：由销售人员提供销售相关原始凭证及税务发票，财务人员据此在FMIS系统产生会计凭证。

3. 会引起销售业务人员及财务人员的职责范畴的的变化，同时也带来凭证流转及归档工作的变化。

采用分两步产生会计凭证的方式：

优点：

1. 不改变现有的工作习惯。

2. 在会计凭证制票人一栏显示为财务人员的名称。

缺点：

1. 同一笔业务需要跨部门，通过不同的人员才能最终完成，业务流程较为复杂，系统操作分开进行。

2. 财务人员在月底必须进行相应的检查，以确保当月开出的销售发票，都已产生相应的会计凭证。

3. 在产生会计凭证前，由财务人员须在系统检查、核对销售发票信息与税务发票信息的准确性，负责生成财务凭证的财务人员必须具备一定的销售模块的权限，并且熟练掌握系统操作，以免产生人为错误。

结论

因此，建议采用同步产生会计凭证的方式，虽然会引起一些员工在工作习惯方面的改变，但整个业务流程更紧凑且高度集成，系统操作简单，符合SAP最佳业务实践的设计思路。

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作者：SAP权限管理 QQ:2651000673